Dans cet article:
1. Connexion
2. Aspects techniques
3. Soumettez votre commande
4. Gérez votre Webcast
5. Informations importantes fournies par Digicast
6. Points Clés
7. Alertes
8. Facturation

 

1. Connexion 

Allez sur www.icastpro.ca/manager et entrez votre courriel, puis votre mot de passe ou obtenez un lien magique envoyé directement dans votre boîte courriel pour accéder à la plateforme.

 

Pour ajouter une commande, cliquez sur Ajouter une commande, en haut à droite de votre écran:

 

Complétez l'information relative à votre webcast directement dans le formulaire: date, heure et fuseau horaire, duréé, format. Puis, cliquez sur Suivant au bas de la page. Complétez les pages langues, contenu, technique, auditoire et facturation.

*Pour plus d'information, cliquez sur le logo (i) à la droite de chaque item et une petite fenêtre s'ouvrira.

Votre webcast peut être archivé pour une durée de 12 mois sur la plateforme iCastPro. L'archive sera disponible dans les 12 heures suite à la fin de l'événement, via le même lien que l'écoute en ligne.

 

Notez que si vous n'avez pas toutes les informations en main au moment de votre commande, vous pouvez sauvegarder et quitter, afin d'y revenir plus tard. Cette commande sera alors gardée en tant que brouillon. 

2. Aspects techniques

Il est primordial de nous donner un maximum d'informations possibles sur la connexion des présentateurs: seront-ils tous dans la même salle de conférence ou vont-ils se connecter chacun via téléphone d'un bout à l'autre du pays?

Si vous planifiez un webcast vidéo, nous entrerons en contact avec vous afin de couvrir les détails de l'installation technique et de connaître les équipements utilisés pour la connexion.

3. Soumettez votre commande

Nous demandons un minimum de 72 heures avant le début prévu du webcast, afin de confirmer la réservation de celui-ci. Si un webcast est cancellé ou reporté à l'intérieur de 48 heures du début prévu de celui-ci, le webcast sera considéré comme dû et encourront une charge totale du montant prévu.

L'équipe Digicast révisera votre commande à l'intérieur de 12h une fois soumise. La commande sera donc en attente. Une fois approuvée, vous recevrez un courriel vous confirmant l'approbation de votre commande de webcast. 

OPTION GABARITS: Avant de soumettre votre commande, sauvegardez et quittez le formulaire afin de créer votre gabarit.

 

Sélectionnez Éditer et Créer un gabarit.

Votre Gabarit sera affiché en haut à gauche de votre écran. 

Afin de sélectionner un gabarit, cliquez sur Ajouter une commande et une fenêtre s'ouvrira:

 Une fois la commande complétée, cliquez simplement sur Soumettre.

 

4. Gérez votre Webcast

Une fois votre commande approuvée, vous pouvez cliquer sur Gérer. Vous retrouverez alors un récapitulatif de votre commande.

Cette section est le centre de gestion de votre webcast :

5. Informations importantes fournies par Digicast

L'information que vous devrez partager avec vos participants et conférenciers est retrouvée dans le bon de commande, sous "Accès": 

 

La boîte Accès participant contient le lien du webcast, à partager avec les participants. Ils n'ont qu'à cliquer sur le lien pour avoir accès au webcast. Si vous avez un mot de passe, celui-ci y sera aussi indiqué.

La boîte Accès conférencier contient le lien Director utilisé pour voir et pousser les présentations, clavarder avec notre équipe et monitorer les questions. Les conférenciers et collaborateurs ne doivent en aucun cas suivre la présentation via le lien du webcast présenté dans l'accès participant. 

6. Points clés

Vous êtes responsables de fournir toute l'information requise pour le succès de votre webcast. Des alertes courriel seront envoyées à l'équipe de Digicast lors de tout changement ou ajout apporté au bon de commande. 

Si vous planifiez plusieurs événements détenant les mêmes paramètres, vous pouvez entrer votre bon de commande et cliquer sur sauvegarder et quitter. Vous pourrez alors sauvegarder un Gabarit pour vos futures commandes. Gardez en tête que vous ne pouvez pas garder le gabarit d'un événement déjà soumis.     Lorsque vous créerez votre prochaine commande, on vous demandera si vous voulez partir d'un bon de commande vide ou d'un Gabarit.    Des abonnés peuvent être ajoutés à votre événement. Un détenteur de compte Organisateur peut être choisi et aura ensuite accès à cet événement précis. Il ou elle pourra faire des modifications à la commande, ajouter les noms des conférenciers, ajouter les présentations, etc. Les abonnés recevront également des alertes courriel.

7. Alertes

À l'approche de votre webcast, vous recevrez des alertes par courriel pour vous rappeler de nous faire parvenir certains items: présentations, noms de conférenciers... Si vous avez choisi l'option de faire jouer un média lors de votre webcast (audio ou vidéo), vous devrez aussi nous les faire parvenir via le Formulaire de commandes. Vous retrouverez toutes vos alertes en haut à droite de votre écran.

8. Facturation

L'équipe de chargées de projets vous enverra une soumission pour votre webcast. Nous vous demandons d'ajouter votre numéro de PO dans le Formulaire de Commande une fois celui-ci confirmé. Entrez aussi l'entité et l'adress à laquelle nous vous enverrons la facturation. 

 

Faites nous part de vos commentaires ou questions lorsque vous utiliserez le Formulaire de Commande et bon succès lors de votre webcast!