AVANT LE JOUR DE VOTRE ÉVÉNEMENT
PRÉPARATION DU WEBCAST
Décidez les équipements, les ressources et les personnes chargées de soutenir le(s) conférencier(s)
Il est important de décider avant le jour de l'événement qui modérera les questions (si la boîte à questions a été activée), qui fera avancer les diapositives (s'il y en a), et comment le ou les conférenciers verront ces éléments.
Voir la présentation et les questions
Lorsque vous êtes connecté à la salle de réunion virtuelle (par exemple, Teams ou le VMR de Digicasts) et que le directeur affiche les diapositives et les questions, cela peut devenir difficile si tout se fait sur un seul écran.
Pour résoudre ce problème potentiel, nous recommandons aux conférenciers de disposer soit de deux écrans, soit d'un écran et d'une tablette. De cette façon, un écran peut être réservé à la salle de réunion virtuelle, et l'autre peut être utilisé pour visualiser les diapositives/questions.
Pour obtenir un meilleur engagement de la part des spectateurs, assurez que les conférenciers maintiennent un contact visuel avec la caméra.
Tout cela doit être décidé à l'avance afin de s'assurer que lorsque vous vous connectez avec l'opérateur Digicast le jour de l'événement, il s'agit d'un contrôle de qualité et d'une révision, et non d'un moyen de décider à la dernière minute comment vous allez vous installer.
Organisez votre propre répétition de déroulement
Une répétition de déroulement est une pratique effectuée avant l'événement, dont le but est d'imiter et de garantir que, pendant l'événement, les conférenciers comprennent comment tout se passera et que tout ce qui doit être amélioré sera pris en compte.
Vous pouvez l'organiser dans une réunion interne, via une salle de réunion virtuelle (exemple : Teams), où vous pourrez vous familiariser avec le directeur d'icastPro, et télécharger votre présentation (au format PDF) si ce n'est déjà fait pour commencer votre répétition.
LE JOUR DE VOTRE ÉVÉNEMENT
Vérifiez vos ressources
- Passez en revue vos diapositives dans le directeur avec votre conférencier. Assurez-vous qu'elles sont exactes et définitives.
- Assurez-vous d'avoir quelques questions préparées dans votre gestionnaire de questions. Vous pouvez ajouter vous-même des questions fréquemment posées afin de vous assurer que la période de questions commence sans problème.
Participation à la réunion et au pré-conférence avec des opérateurs
- Connectez-vous à votre événement Teams/VMR 60 minutes avant la présentation globale. Votre opérateur vérifiera votre connexion, la qualité audio et vidéo, et confirmera votre configuration technique.
- Passez en revue le déroulement du spectacle, les ressources et les indications avec l'opérateur (par exemple, les vidéos et la façon dont elles sont présentées, les indications de début et de fin).
Confirmez avec l'opérateur qui fera avancer les diapositives et comment vos questions seront gérées. - Assurez-vous que Teams et tous les appareils cellulaires sont en mode "Ne pas déranger".
Back-up audio pour le conférencier (test avec l'opérateur)
Teams et notre propre VMR permettent de se connecter directement à votre réunion sur un téléphone portable ou une ligne fixe. Il s'agit d'une ligne de secours pour votre présentation en cas de perte de connexion. Si vous avez un bon service cellulaire, utilisez votre téléphone avec le numéro de conférence Teams local suivi du code de conférence pour avoir accès à la salle de réunion virtuelle.
Note : Lors de la connexion, assurez-vous de gérer votre bouton de sourdine, car lorsque vous entrez, vous serez automatiquement démuté et les participants pourront entendre des bruits.